해외전시회참가 百戰百勝 노하우

베트남진출 한국기업들의 성공키워드

철저한 사전준비는 절대 배신하지 않는다
대다수의 기업들은 전시회 문이 열리는 순간부터가 전시회 비즈니스의 시작이라고 생각하는 오류를 범한다. 이미 주요 방문객의 65% 이상이 전시회 시작 전에 행로를 결정해 놓고 있다는 사실을 간과하고 있다. 전시회의 시작은 참가를 결정한 순간부터 계획적으로 준비해 나가야 한다. 대상 전시회 분석, 개최지 시장분석, 참가목적 및 예산수립, 광고 및 판촉계획 수립, 전시품 선정, 상담요원 선정 및 업무분장, 부스 인테리어 및 디스플레이 준비, 판매상담 및 처리계획 수립, 전시회 후의 사후관리, 각종 대안 등을 전시회 개최일에 맞추어 역으로 계산하여 일정을 맞출 수 있다. 이러한 철저한 사전 준비가 성공적인 전시회 참가의 첫 걸음이다.

현장 방문 바이어를 절대 놓치지 말자!
참가업체는 전시회 개최 기간 중 방문하는 수많은 참관객을 상대로 집중적인 마케팅 활동이 이루어지도록 지원해주어야 한다. 즉, 전시회에 참가하여 각종 마케팅 활동을 수행할 임·직원 및 임시 고용 인력들이 부스에 방문한 참관객에게 원하는 정보 및 서비스를 얼마나 적극적으로 제공하느냐가 중요하다. 참관객은 부스 운영직원의 행동과 이미지로 그 업체에 대한 판단을 할 수 있기 때문이다.

특히 통역, 도우미, 아르바이트, 대행사 직원 등의 임시 인력도 참관객의 입장에서는 참가 업체의 직원으로 인지하게 된다. 비용 절감의 이유로 임시 인력을 전시회 개막 당일에 나오게 하는 경우들이 있는데 이 경우 그들이 해당회사에 대한 정보, 전시품에 대한 정보, 전시회 참가 목표 등을 숙지하지 못하면 역효과를 낼 수 있으므로 충분한 여유를 가지고 사전교육을 할 수 있도록 해야 한다.

이렇게 부스운영의 준비를 마쳤다면 현장 운영 1단계 끝. 2단계는 부스에 방문하는 바이어들을 붙잡기 위한 끈질긴 노력이 필요하다. 보통의 전시의 경우 3일 또는 4일 동안 개최되는 경우가 대다수이다. 이러한 경우 특히 첫째날과 둘째날 방문하는 바이어들의 경우 한번의 미팅으로 거래성사가 이루어지기는 거의 불가능하다고 볼 수 있다. 그렇기 때문에 바이어가 원하는 자료를 다시 준비하여 셋째날 또는 마지막 날 다시 바이어를 초청하여 거래성사의 가능성을 높여야 한다. 전시회가 종료되면 다시 상담을 하기 위해 많은 비용과 시간이 투자되어야 하기 때문에 현장에서 만난 유력 바이어들은 절대 놓치지 말아야 한다.

전시회 사후관리가 계약성사를 결정한다!!
전시회가 종료된 후 결과 분석을 통해 당초 목적했던 여러목표들이 얼마나 달성되었는지 평가해야 한다. 전시기간 중 이루어진 상담 및 내방객들에 대한 정보를 최대한 자세하게 기록해야 하며, 이러한 기록들이 결과분석 작업의 기초가 된다. 많은 업체들이 전시회 참가계획은 수립하면서도 결과분석 및 이에 따른 사후관리를 소홀히 해 전시회 참가효과를 극대화 시키지 못하고 있다. 더불어 바이어에 대한 신속하고 정확한 피드백이 사후관리의 중요 포인트라고 볼 수 있다. 코엑스에서 주최하고 있는 베트남 유통산업전 및 프랜차이즈 쇼의 경우 참가업체들의 사후 성과 조사 결과 거래성사된 업체들의 75%가 전시회 종료후 6개월-1년 사이에 거래가 이루어졌다. 그만큼 사후관리가 거래성사의 결정적인 역할을 한다고 봐야 한다.

아는 게 돈이다! 유관기관의 지원을 적극 활용하라!!
코엑스에서 매년 10월말 호찌민에서 개최하는 ‘베트남 유통산업전 및 프랜차이즈 쇼’의 경우, 한국에서 100여개의 기업들이 전시회 참가를 위해 베트남에 출장을 온다. 특징적인 것은 100여개 기업 중 100% 자비로 참가비를 내고 참가하는 업체는 5곳이 채 안된다는 것이다. 모두 해당 지자체나 유관 단체에서 지원을 받고 참여하는 것이다. 필자가 아는 P사의 경우 일년에 4~5회의 해외전시회에 참가하고 있다.

물론 자비가 아닌 세금으로 말이다. 돈으로 환산하면 약 2,000만원에 가까운 돈을 절약한다고 한다. 수출로 먹고사는 우리나라의 경우, 이러한 해외전시 지원 프로그램이 타의 추종을 불허할 정도로 놀랄만큼 잘되어 있다. 한국에 사업장이 있는 경우 해당 지자체나 유관기관의 지원 프로그램을 이용한다면 큰 부담 없이 해외 전시 참여가 가능할 것이다. 뜻이 있는 곳에 길이 있다하지 않았는가? 열심히 길을 찾는 자가 그 만큼 많은 것을 얻는 것이다.

TV가 출현했을 때, 라디오 시대는 갔다는 말이 돌았다. 인터넷이 등장했을 때 종이의 시대는 갔다고도 했다.
그러나 여전히 라디오는 매체로서 건재하고 충분한 역할을 하고 있으며 종이의 소비도 여전히 높다. 과거에 비해 전시회 참가의 효과에 대한 이견들이 많이 있지만 전시회 참가의 마케팅 효과는 지금도 Ing 형이다.

여기서 말하는 주요 방문객은 바이어는 물론이고 바이어들의 구매 결정과 글로벌 포지셔닝 전략에 막대한 영향을 미치는 인더스트리 미디어와 제품 애널리스트 커뮤니티를 의미한다. 다양한 제품의 전문성과 최신 트렌드에 관한 폭넓은 지식을 보유하고 있는 이들의 전문적 의견은 세계 시장의 여론을 리드한다. 그러므로 이들의 긍정적인 평가는 제품의 보증 역할이 된다. 바이어들과의 다양한 비즈니스 계약에 힘을 행사하기도 한다. 일일이 바이어들을 찾아다니는 필드 마케팅보다 4배의 비용을 절감할 수 있는 해외 전시회에서 기업들은 전시장의 바이어들을 상대로 하는 세일즈에만 급급해하는 사례가 많다. 이는 해외 전시회가 주는 전략적 기회를 제대로 활용하지 못하는 안타까운 일이다. 그러므로 전시회에 참가하기 전 전략적 계획과 그 수행은 반드시 필요하다.



글 : 신지항 코엑스(COEX) SP팀 과장
문의 : 0169 740 6491
이메일 : solcamer@coex.co.kr

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